Zeitmanagement: Mit Verwaltungsarbeit und Bürokram effektiv umgehen

Über Bürokratie jammern viele, auch die Führungskräfte und Mitarbeiter! Wie lässt sich lästiger Bürokram reduzieren und effektiv abarbeiten?

Der Manager ist mehr als genervt. Statt sich um das Kerngeschäft zu kümmern, muss er kurz vor dem Wochenende Urlaubsanträge bearbeiten, Rechnungen überprüfen und die Anfrage von einem neuen Großkunden beantworten. Sicherlich, das ist wichtiges Akquisitionsgeschäft, bedeutet aber zugleich viel Papierkram. Und dann ist da zu allem Überfluss noch die Anforderung der Geschäftsleitung, die im Rahmen des Qualitätsmanagements Informationen von dem Manager benötigt. Informationen, die das Ausfüllen zahlreicher Checklisten und Tabellen notwendig machen…

1. Zeitmanagement-Mentalität beachten

Solche Arbeit lieben die wenigsten, sie muss aber erledigt werden: Verwaltungsarbeiten im Besonderen und „Bürokram“ im Allgemeinen. Oft hilft die Beantwortung der Frage weiter, welcher Zeitmanagementtyp man ist: Gehört der Tagungsmanager zu denjenigen, die unangenehmen Bürokram am liebsten im Block hintereinander wegarbeiten. Dabei werden die Aufgaben gebündelt, um sie zu einer festgelegten Stunde zum Abschluss zu bringen. Zielführend ist es, sich eine feste Zeit einzurichten und sich -zum Beispiel- jeden Tag von 18 bis 18:30 Uhr oder jeden Freitag von 17 bis 19 Uhr diese Arbeiten vorzunehmen.

Oder zählt der Tagungsmanager eher zu denjenigen, die Verwaltungsarbeiten am liebsten – und darum am effektivsten – meistern, indem sie sie nicht auf die lange Bank schieben, sondern sofort anpacken? Dann droht zwar die Zerstückelung des Tagesablaufes, aber es gibt Menschen, deren Naturell diese Methode entgegenkommt.

2. Unangenehmes als notwendig deklarieren

„Welcher Zeitmanagementtyp bin ich?“ – mit dieser Frage sollte sich jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter im Hotel- und Gaststättengewerbe beschäftigen. Dabei gilt vom Hoteldirektor bis zum Azubi: Eine Methode unangenehme Aufgaben konstruktiv zu bewältigen, besteht darin, sie als notwendig zu definieren. Ob nun jemand ein Hotel oder Restaurant leitet, eine Führungsfunktion wie der Tagungsmanager hat oder als Ober oder ein für die Tagungstechnik zuständiger Angestellter unterwegs ist: Lästige Arbeiten gehen leichter von der Hand, wenn man sich klar macht: „Ohne sie geht es nicht!“. Denn auch diese Aufgaben sind notwendige Schritte auf dem Weg zum Ziel. Wer diese Haltung aufbauen kann, reißt hemmende Denkblockaden ein.

Wenn der Tagungsmanager Organisatorisches gleich zu Beginn des Arbeitstages verrichtet, hat er den psychologisch bedeutsamen Aspekt auf seiner Seite, dass das „Unangenehme“ vom Tisch und der Kopf frei ist fürs Tagesgeschäft, die Kunden, die Gäste und die Mitarbeiter.

Eine weitere Option ist, den Bürokram zu einer Zeit anzugehen, von der der Tagungsmanager weiß, dass in der Regel zu dieser Zeit keine anderen Hauptaufgaben anstehen: Er deklariert die unangenehmen Aufgaben als das jetzt Wesentliche, was getan werden muss, und kann so sie so konzentriert und fokussiert abarbeiten.

3. Aufgaben delegieren

Zudem sollte der Tagungsmanager prüfen, ob er bestimmte Tätigkeiten an einen Mitarbeiter delegieren kann, den er darauf vorbereiten und briefen sollte. Dabei muss er darauf achten, die Aufgabe so konkret wie möglich zu übertragen, etwa mit der W-Regel: „Was soll Wer Warum Wie und Womit bis Wann tun?“ Der Mitarbeiter sollte damit einverstanden sein, die Aufgabe zu übernehmen: Es nutzt wenig, wenn er die Aufgabe ohne Engagement angeht. Denn dann droht nur die Gefahr der Rückdelegation: Die Aufgabe landet wieder auf dem Schreibtisch des Tagungsmanagers. Oder sie wurde so schlampig ausgeführt, dass er sie nacharbeiten muss. Dies bedeutet für ihn letztlich mehr Aufwand, als wenn er sie direkt selbst erledigt hätte.

4. Arbeitsabläufe ritualisieren

Bei geschickter Delegation bleibt der Bürokram übrig, den der Tagungsmanager auf jeden Fall selbst angehen muss, daran führt kein Weg vorbei. Klug ist es, die zeitintensiven Aufgaben in überschaubare Einzelschritte zu zerlegen: Das Riesenpaket „Verwaltung und Organisation“ besteht aus den Teilaspekten „Belege sammeln“, „Rechnungsunterlagen durchsehen und prüfen“ und „Angebote für große Tagungskunden fertigstellen“. Zudem sollte er versuchen, Arbeitsabläufe wo immer möglich zu ritualisieren und sich Arbeitshilfen anzulegen, etwa Musterformulare. Dies gilt insbesondere für Routinetätigkeiten. Das kostet zunächst etwas Gedankenschmalz bei der Anfertigung entsprechender Unterlagen, zahlt sich jedoch rasch aus: Zu seinen Mitarbeitermeetings erstellt der Tagungsmanager eine Agenda. Dazu erarbeitet er ein Formular mit den Standardangaben – so muss er nur noch die aktuellen Angaben ergänzen.

5. Zeitdiebe fangen

Verwaltungsarbeit reduzieren und effektiv angehen ist das eine. Zeit für sie freischaufeln das andere. Wer seine „Zeitdiebe“ kennt, kann auf Zeitdieb-Fang gehen und Ressourcen für die lästigen Büroarbeiten gewinnen. Dabei ist die Unterscheidung zwischen Zeitdieben sinnvoll, die der Tagungsmanager selbst zu verantworten hat, und die Zeitkiller, die durch andere verursacht werden, etwa die Unterbrechungen durch Mitarbeiter, die unangemeldet ins Büro stürmen. Er sollte also eine Störquellenanalyse durchführen: Dabei notiert er eine Woche lang, welche Zeitdiebe ihm immer wieder begegnen. Auf dieser Grundlage prüft er, mit welchen Maßnahmen sich die Zeitdiebe bekämpfen lassen.

Praxistipps im Überblick

– Prüfen Sie, zu welchen Zeitmanagementtyp Sie gehören.

– Verstehen Sie lästig-unangenehme Aufgaben als notwendige Schritte auf dem Weg zum Ziel.

– Überlegen Sie, welche dieser Aufgaben Sie delegieren können.

– Zerlegen Sie zeitintensive Verwaltungsaufgaben in handhabbare Teilschritte.

– Führen Sie eine Störquellenanalyse durch und fangen Sie Ihre Zeitdiebe.